5 шагов для управления потоком входящих запросов

Вы уверены, что работаете над правильными идеями? Даже если у вас есть хорошо налаженный Downstream Kanban (процесс поставки готовых рабочих элементов) , чтобы иметь возможность приносить реальную пользу своим клиентам, вам необходимо сузить воронку входящих в команду рабочих элементов, которые попадают в ваш процесс поставки. Это область Upstream Kanban.

Downstream всегда будет узким звеном вашего процесса поставки ценности. Баланс спроса и возможностей является краеугольным камнем для быстрого и эффективного получения результатов.

Однако, как нам поддерживать этот баланс, при постоянном потоке поступающих запросов от клиентов,? Как нам управлять работой на вершине воронки идей, чтобы быть уверенными, что мы принимаем правильные решения?

Крайне важно настроить восходящий поток так, чтобы выбрасывать возможные идеи, выбрав те, которые наиболее подходят для вашего бизнеса и ваших клиентов.

Давайте разберем концепцию Discovery Kanban и процесс настройки вашего рабочего процесса.

Что такое Upstream Kanban?

Upstream Kanban — канбан восходящего потока или Discovery Kanban — это то, как Канбан практики видят часть потока создания ценности, которая соответствует проработке идей или созданию нового продукта. Другими словами, процесс представляет все действия, которые необходимо выполнить, прежде чем вы действительно начнете разрабатывать ваш продукт.

Первоначально эта концепция была представлена Патриком Стюартом в его книге Essential Upstream Kanban, а затем она получила дальнейшее развитие в Канбан Университете.

Для продуктовых команд процесс Discovery является неотъемлемой частью их работы. Рабочий процесс вверх по потоку должен быть видимым и явным, чтобы вовлечь всю организацию к повышению бизнес гибкости (бизнес agility).

Цель Discovery Kanban — эффективно управлять потоком входящих запросов, прежде чем приступать к работе, чтобы обеспечить устойчивый поток ценности для клиентов.

В приведенном выше примере у нас есть две системы Канбан — Upstream и Downstream. Вместе они раскрывают сквозной (end-to-end) процесс создания продукта, начиная с первоначального понимания идеи и заканчивая моментом передачи реализации заказчику.

Downstream процесс управляется командой delivery, а Upstream процесс управляется заинтересованными сторонами. При этом отдельные представители команды могут привлекаться в процесс Upstream, для экспертных оценок, которые помогут в принятии решения о реализации идеи. Представители бизнеса и команды разработчиков должны эффективно сотрудничать на протяжении всего потока создания ценности и разделять общее понимание этих процессов и их ожидаемых результатов.

Давайте рассмотрим 5 шагов для настройки вашего Upstream: 

5 шагов построения эффективного процесса принятия решений

Создание эффективного upstream процесса состоит из 5 шагов:

  1. Визуализация вашего Discovery процесса 
  2. Определение вашей Точки принятия обязательства
  3. Создание явных правил
  4. Организация регулярного собрания по пополнению
  5. Определение Точки снижения отдачи

Пройдемся по каждому из них подробнее.

№ 1 Визуализация вашего Discovery процесса 

Первый шаг к управлению входящим потоком — это визуализация процесса накопления знаний в discovery. 

Отображение вашего upstream процесса очень похоже на визуализацию вашего delivery (downstream) процесса. Подумайте о этапах, которые вы выполняете с момента, когда идея впервые добавляется в ваш список невыполненных работ, до момента, когда она готова к разработке.

Скомпонуйте этапы в столбцы доски и, когда вы узнаете больше о работе, перемещайте карточки по столбцам. Как и все остальное в Канбане, непрерывное совершенствование является основой вашего upstream (восходящего) процесса. Со временем убедитесь, что дизайн вашей системы соответствует действительности, и, как только вы обнаружите возможности для улучшения, без колебаний меняйте его.

№2 Определение вашей точки принятия обязательства

После того, как вы составили карту Discovery процесса, вы должны определить свою точку принятия обязательств.

Однозначно, точка принятия обязательств – это линия, когда вы принимаете на себя обязательства реализовать идею заинтересованных лиц. Она отделяет ваш Upstream поток от вашего Downstream потока. Как только рабочий элемент прошел через точку принятия обязательств, он больше не считается опциональным. Мы принимаем обязательство этот рабочий элемент реализовать. 

Перемещая работу от Upstream потока к  Downstream , вы, по сути, берете на себя двустороннее обязательство. Представители бизнеса сообщают вам, что идея готова к реализации, они ее понимают и готовы в нее инвестировать. Втягивая работу в Downstream процесс, команда delivery подтверждает, что у них есть все необходимое для начала работы, и они обязуются выполнить ее.

№3 Создание явных правил

Третий шаг в процессе управления входящим потоком — это создания понятных правил.  На этом этапе вы должны определить, как должна управляться работа в Upstream потоке.

Наметьте все правила, которым должна следовать работа, когда она проходит через Upstream (вышестоящую) систему. Вы можете использовать такие методы, как Definition of Ready («Определение готовности»), Triage (правила триажирования) и Time Guillotine («Гильотина времени»), чтобы сделать процесс явным.

Наличие правил обеспечивает прозрачность того, как принимаются решения, что создает согласованность между всеми участниками. Этот набор правил закладывает основу для вашего рабочего процесса, который можно улучшить по мере развития методов управления. 

№4 Организация регулярного собрания по пополнению

Следующий шаг — организация регулярного собрания по пополнению. Наступает момент, когда нам нужно решить, какие идеи можно преобразовать в обязательства и сделать из них рабочие элементы для delivery команды. 

Мы не хотим брать на себя ответственность раньше, потому что раннее обязательство подразумевает, что у нас есть большая уверенность в необходимости реализации идеи с самого начала, а это почти никогда не бывает в индустрие интеллектуального  труда. Таким образом, нам нужно быть очень осторожным и оценить возможные варианты реализации, а также принять решение, должны ли мы взять на себя обязательство сейчас, позже или никогда.

Планирование регулярных собраний по пополнению, поможет вам решить, над чем работать дальше. Оно также необходимо для выбора наиболее важных рабочих элементов и предоставления наибольшей ценности вашим клиентам прямо сейчас.

№5 Определите точку снижения отдачи

В самом начале, когда идея появляется в вашем бэклоге, вы накапливаете знания о ней за очень короткий промежуток времени. Ваша уверенность в необходимости реализации идеи быстро возрастает. Со временем скорость обнаружения новой информации замедляется, а вместе с ней растут и ваши затраты.

В тот момент, когда вы понимаете, что не копите никаких новых знаний о идее , вы достигли точки снижения отдачи. Это момент, когда вы должны решить, что делать дальше — следует ли вам вкладываться в идею и превращать ее в обязательство, следует ли вам ждать, пока не появится лучшая возможность, чтобы начать ее, или вы должны полностью отказаться от нее?

Перевод оригинальной статьи Sonya Siderova, опубликованной на getnave.com

Перевод Артем Пруденко, редактор Артур Нек

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *