Заметки о персональном канбане: Визуализировать работу|Управлять жизнью Джим Бенсон, Тониан Де Мариа Бэрри

Я постоянно пытаюсь лучше понять и лучше делать свою работу. Я прочел много книг о продуктивности: “Как привести дела в порядок” Дэвида Аллена, “Семь навыков высокоэффективных людей” Стивена Ков,и, Метод помидора и т.п..

Персональный Канбан — идеи из этой книги я начал применять в 2015, с того времени этот подход залог моей продуктивности. Впервые я прочитал книгу в январе 2015, в 2016 году  решил перечитать ее и усовершенствовать мой подход к работе.

Вот мои заметки из книги:

Глава 1: Основы Персонального Канбан

Инструменты должны давать контроль и не мешать. 

Персональный канбан — это визуальное представление работы, визуализация делает абстрактное обозримым. Персональный канбан подсвечивает, что должно быть сделано, что завершено, что отложено и что конкретно происходит в этот момент. 

Мы визуализировали работу, ограничили нашу незавершенную работу и постоянно стремились к улучшению. Мы осознали, что понимание нашей работы это ключ к ее контролю. Преждевременная приоритизация была потерей времени. Приоритизация личных дел очень зависит от контекста. Персональный Канбан должен быть безгранично гибким. Это должна быть система, которая попирает правила. Головоломка. Процесс, который ненавидит процесс. 

Ключевые концепции: Пропускная способность и Незавершенная работа. 

Два правила Персонального Канбана

Правило 1: Визуализируйте работу.

“Визуализация работы дает нам власть над ней. Когда мы видим работу в разных контекстах, становиться ясно чем мы жертвуем”

Правило 2: Ограничьте вашу незавершенную работу. 

“Мы не можем сделать больше, чем мы можем сделать. Это должно быть очевидно, но нет. Способность сделать работу, зависит от многого, например,от количества времени, которое у нас есть, предсказуемости задачи, опыта с похожими задачами, уровня энергии и количества работы, которую уже делаем. Ограничение количества незавершенной работы позволяет получить время на сфокусированную и быструю работу, спокойно реагировать на изменения и делать осмысленную работу”

Персональный Канбан это динамическая, интерактивная карта, которая показывает окружение и показывает что радует, волнует и удивляет. Персональный Канбан позволяет видеть, то что ждет впереди (ваши цели, новые задания), то, где вы находитесь в данный момент (чем вы заняты в данный момент времени) и где вы были раньше (что вы уже проделали и как пришли сюда).

Описание и визуализация работы позволяет нам управлять жизнью.

“Персональный Канбан дает нам контекст и показывает нам как этот контекст влияет на нашу способность принимать решения.”

Инновации появляются из вдохновения через исследования и эксперименты. Инновации требуют перестройки. Бережливое производство это и философия и дисциплина, которая, по своей сути, дает доступ к информации обеспечивая надежность принятий решений при создании ценности.

Получая доступ к информации люди чувствуют уважение, команды более мотивированы и потери уменьшаются. Большая часть этого уменьшения потерь происходит благодаря непрерывному совершенствованию — Культуре Кайдзен. Кайдзен это состояние постоянного улучшения, где люди естественным образом находят пути усовершенствования плохо работающих практик.

Психологические составляющие Персонального Канбана:

  • Понимание
  • Осязаемая обратная связь 1: Обучение
  • Осязаемая обратная связь 2: Распознавание паттернов
  • ЭкзистенциальнаяЭгзистенцииональная перегрузка (Авторы поясняют важность “зафиксируй все” по аналогии с GTD для уменьшения ментальной нагрузки)
  • Изложение фактов и карты/описания/визуализации

Обзор главы 1

1. Персональный Канбан — это информационный радиатор вашей работы.

2. Экзистенциальная перегрузка растет, когда работа абстрактна.

3. Визуализация делает абстрактное ощутимым.

4. Мы не можем сделать больше работы, чем можем выполнить.

5. Ограничение незавершенной работы способствует завершению работы и ясности.

6. Гибкие системы адаптируются к изменениям контекста.

Глава 2: Составление вашего первого Персонального Канбана

Шаг первый: Подготовьте все необходимое.

Авторы рекомендуют маркерную доску, маркеры для доски и много стикеров.

Шаг второй: Определите поток создания ценности. 

Поток создания ценности: поток работы от начала до завершения. «Самый простой поток создания ценности — это СДЕЛАТЬ (работа, ждущая начала), ВЫПОЛНЯЕТСЯ (незавершенная работа) и ГОТОВО (завершенная работа).

«Персональный Канбан помогает понять контекст. Помогает понимать и ценить то, что вы делаете и почему. Нужны дополнительные шаги для выполнения задачи? Не проблема. Гибкость Персонального Канбана (и стираемые маркеры) позволяют легко изменять поток создания ценности.

Шаг третий: Определите бэклог.

Бэклог: работа, которую вам еще предстоит сделать.

Примечание Майти: Используйте мантру GTD «зафиксируй все».

«Начните заполнять свой бэклог, записывая все, что вам нужно сделать, на стикерах. Все. Большие задачи, маленькие задачи — запишите их все. Не пропускайте ничего. Не храните их в папке с надписью «Завтра». Не лгите себе. Оклейте комнату стикерами, если нужно. Вы должны увидеть весь масштаб катастрофы, прежде чем сможете устранить ее».

«Теперь решите, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, и перетащите их в колонку «СДЕЛАТЬ».На колонку “СДЕЛАТЬ” можно установить ограничение на количество задач.

Шаг четвертый: Определите лимит незавершенной работы.

«…наш мозг жаждет завершения.”

Эффект Зейгарник: «незавершенные действия люди вспоминают на 90 % лучше, чем завершенные».

«Чем ближе вы подходите к полной загрузке, тем больше стресс истощает ресурсы вашего мозга и влияет на вашу производительность».

Исследования постоянно показывают, что мы не можем достичь максимальной эффективности, работая в режиме многозадачности. Наоборот, максимальная эффективность достигается, когда мы ограничиваем незавершенную работу и концентрируемся на текущей задаче.

Персональный Канбан помогает найти золотую середину — оптимальный объем работы и оптимальную скорость, при которой работа выполнима и есть место для отдыха и других интересов в жизни.

«Чтобы найти баланс, начните с установки произвольного лимита незавершенной работы, скажем, не более трех задач. Запишите это число в колонке “ВЫПОЛНЯЕТСЯ”.

Примечание Майти: Ограничение незавершенной работы показывает, что мы понимаем пределы наших возможностей и помогает нам расставить приоритеты для задач, которые нам нужно выполнить в первую очередь.

Шаг пятый: Начните вытягивать.

Вытягивать: передвигайте задачу в колонку “ВЫПОЛНЯЕТСЯ”, когда у вас есть возможность ее делать.

Каждый раз, когда вы передвигаете задачу из состояния “СДЕЛАТЬ” в состояние «ВЫПОЛНЯЕТСЯ», расставляете приоритеты в зависимости от текущего контекста.

Вопросы, которые вы должны задать себе:

Какая задача самая важная? Какие задачи я могу уложить в эти полчаса, прежде чем я уйду на встречу? Какие задачи можно сгруппировать вместе?

Запишите задачи из бэклога на стикеры и перетащите их в СДЕЛАТЬ, затем, если у вас есть возможности, перетащите их в ВЫПОЛНЯЕТСЯ с учетом вашего лимита незавершенной работы. Как только задача будет выполнена, перетащите ее в «ГОТОВО».

Персональный канбан — это система, основанная на вытягивании.

Шаг шестой: подумайте.

 Вспомните:

  •  С какими задачами вы справились особенно хорошо?
  •  Какие задачи заставили вас гордиться собой? 
  •  Какие задачи было трудно выполнить?
  •  Были ли нужные задачи выполнены в нужное время?
  •  Принесли ли выполненные задачи пользу?
  •  ПОЧЕМУ?

 Примечание Майти: Поток создания ценности Персонального Канбана можно изменить: можно добавить область «ОЖИДАНИЕ» для тех задач, которые требуют действий от других людей.  Можно подумать о категории «СЕГОДНЯ».  Шаг “ПОДУМАТЬ” — это то, что мне нужно добавить к моему собственному потоку создания ценности.

Обзор главы 2

 1. Пусть ваш контекст будет вашим ориентиром — меняйте свой Персональный Канбан по мере необходимости.

 2. Будьте честны с собой составляя и обновляя бэклог.

 3. Ваш поток создания ценности можно адаптировать для конкретных проектов.

 4. Визуализация вашей работы — это ключ к пониманию того, что происходит на самом деле.

 5. Превышение лимитов незавершенной работы приводит к стрессу.

 6. Будьте готовы ко всему.

Глава 3. Тайм-менеджмент помогает ускориться

Вместимость: сколько может поместиться.

Пропускная способность: сколько будет сделано.

Это не одно и то же.

Вместимость — это про объем, а пропускная способность — это про поток.

Слишком часто мы ставим знак равенства между «свободное время» и «вместимость». Предполагаем, что если у нас нет ничего в календаре, то мы можем сделать больше работы…

“Вместимость” — неэффективное измерение пропускной способности и ужасный способ оценить, что мы можем сделать. Она не показывает, как мы на самом деле работаем или с какой скоростью мы на самом деле работаем. “Вместимость” — это просто грубая прикидка, сколько может поместиться в нас.

Работа не “помещается в нас”,а работа “перемещается нами”.

Когда мы не признаем или игнорируем поток работы, мы становимся жертвами многозадачности. Мы спешим закончить одно дело, чтобы перейти к следующему. Стремясь к количеству (производительности), теряем качество (эффективность). В конце концов не достигаем ни того, ни другого.

Пропускная способность ключевая метрика потка. Она измеряет успех количеством качественной работы, перемещенной из СДЕЛАТЬ  в ГОТОВО в течении отрезка времени, а не только объемом работы, которую мы можем втиснуть в наш график.

Персональный канбан дает нам понимание как протекает наша работа: где поток оптимален, а где есть преграды. Скорость, с которой работа переходит из состояния СДЕЛАТЬ в состояние ГОТОВО и есть наша пропускная способность — наша реальная пропускная способностью, а не наше представление о пропускной способности. Пропускная способность — это то, что мы можем измерить, оценить и использовать для принятия обоснованных решений. Мы можем начать управлять работой благодаря возможности вдумчиво выполнять задачи.

Ищите способы уменьшить поток неожиданной работы.

Установка лимитов незавершенной работы

Необходимо контролировать рабочую нагрузку. Необходимо разделить задачи на посильные куски и закончитьвать то, что взяли в работу. Нужен лимит на незавершенную работу.

Перестаньте начинать и начните заканчивать, то что уже начато.

Примечание Майти: в колонке/колонках ВЫПОЛНЯЕТСЯ потока создания ценности можно увеличьте или уменьшите количество незавершенной работы. Уменьшайте или увеличивайте количество незавершенной работы ориентируюсь на собственных комфорт, не перегружайте себя.

Жить свою жизнь

  • Критически оценивайте свою проделанную работу.
  • Проанализируйте прошлые действия и будущие возможности, чтобы понять, что эффективно и значимо.
  • Принимайте решения, которые соответствуют вашим текущим потребностям и вашим долгосрочным целям.
  • Решите, на какую задачу лучше всего направить все усилия сейчас…
  • Персональный канбан помогает вам оценить риски и выгоды от конкретных задач, показывая вам:
    • Сколько вы на самом деле тратите времени и энергии.
    • Какие подводные камни есть в задаче.
    • Насколько предсказуемы или не предсказуемы задачи.
    • В каких задачах участвуют люди, которые вам нравятся.
    • Какие задачи вам нравятся.

Каждая мечта тебе дается вместе с силами, необходимыми для ее осуществления. Однако тебе, возможно, придется для этого потрудиться ~ Ричард Бах

Списки дел: В тихом омуте черти водятся

Гремучая смесь неотложных и поверхностных списков дел перегружает нас. Они приводят к тому, что работа становиться механической, скучной, бесчеловечной… Нам необходим контекст, а его обычно нет в списках.

Персональный канбан дает нашей работе смысл, дает контекст, поток и точки принятия решения.

Персональный канбан помогает создать творческую среду для совместной работы, где мерилом качества является эффективность: выполнение нужной работы в нужное время.

Поток: естественный ход работы. Каденции: предсказуемый и регулярный элемент работы. Пауза: промежуток между работой, который делает возможным поток.

Обзор главы 3

1. Управляйте работой через поток и пропускную способностью, а не через время и вместимость.

2. Работа не “помещается в нас”,а работа “перемещается нами”.

3. Вместимость — это про объем, а пропускная способность — это про поток..

4. Ограничения незавершенной работы могут меняться в зависимости от контекста.

5. Вдумчивая расстановка приоритетов и завершение задач лучше тщательного предварительного планирования.

6. Понимание наших возможностей освобождает.

Глава 4 Естественные потоки

Вытягивание необходимо для стабильности и устойчивости.

Реальность это та штука, которая не исчезает, Даже когда вы перестаете в нее верить ~ Филип К. Дик

Обзор главы 4

1. Жизнь  это баланс порядка и хаоса.

2. Паттерны и контексты часто возникают сами по себе. Не следуйте планам слепо пока у вас нет достаточно информации.

3. Наши действия сегодня влияют на наш выбор завтра.

4. Вытягивание, поток и каденции помогают с процессом работы и подсказывают что делать дальше.

5. Выталкивание — это механическое действие. Вытягивание — сознательный выбор.

6. Вытягивание — лучший вариант, выталкивание —  зло. “Semper gumby”-  Всегда гибкий.

Глава 5: Компоненты качественной жизни

Решите, что вы хотите, решите, что вы хотите обменять на это. Установите свои приоритеты и приступайте к работе ~ Х.Л. Хант

Метапознание: лекарство от здравого смысла

Концентрироваться на продуктивности не дальновидно. Эффективность — наша цель. Визуализация дает ясность и позволяет взять нужную работу в нужное время.

Продуктивность, производительность и эффективность

Продуктивность: Вы сделали много, но нужно ли это было делать?

Производительность: Вы легко справляетесь с работой, но нужно ли это было делать?

Эффективность: Вы делает то что нужно, тогда когда нужно… в этот раз. А сможете повторить?

Персональный канбан — это:

  • Инструмент повышения продуктивности: ограничение незавершенной работы помогает нам добиться большего.
  • Инструмент повышения производительности: фокус на потоке создания ценности помогает нам находить способы делать больше, тратя меньше сил.
  • Инструмент повышения эффективности: четкое изложение вариантов решения помогает сделать разумный выбор. 
  • Чистая продуктивность — это плохое вложение сил. Эффективность гораздо значимее.

Обзор главы 5

1. Визуализация побеждает страх.

2. Ясность делает лучше не только наши решения, но и процессы их принятия.

3. Продуктивность без эффективности — расточительство.

4. Заметные всплески эффективности — основа пикового переживания.

5. Повторяющиеся пиковые переживания запускает кайдзен.

6. Понимая работу и то, как мы расставляем приоритеты, позволяет нам находить баланс между выталкиванием и вытягиванием.

Глава 6: Поиск приоритетов

Если знаешь противника и знаешь себя, сражайся хоть сто раз, опасности не будет. — Сунь Цзы

Максимальная ясность. Максимальная приоритизация.

Некоторая ясность. Примерная приоритизация.

Нет ясности. Нет приоритизации.

Меньше, быстрее, лучше: контроль размера задачи и ограничение незавершенной работы

Планы бесполезны, но планирование обязательно. ~ Дуайт Д. Эйзенхауэр

Планирование должно происходить с минимальными усилиями, оно не должно быть дополнительной нагрузкой.

Контекст проекта, задачи и подзадачи могут измениться. Планируйте, оценивайте и разбивайте задачи максимально близко к началу работы. Планирование должно быть эффективным — оно должно проходить когда у нас будет достаточно информации или когда у нас нет другого варианта, кроме как начать работу.

Расстановка приоритетов в теории и на практике

Ни один военный план не выдерживает первого же столкновения с противником ~ Карл фон Клаузевиц

Срочность и Важность

Различные способы организации бэклога: Матрица управления временем Кови и Персональный канбан

Важно и срочно

Важно, менее срочно;

менее Важно, срочно;

менее Важно, менее срочно.

Примечание Майти: Персональный Канбан может настроить эти квадранты и помочь с точкой зрения и пересмотром.

Живите своей жизнью

Ценность определяет то, как мы расставляем приоритеты: сначала мы выбираем задачи с более высокой ценностью. Иногда наши приоритеты проявляются в потоке, а не в фиксированных квадрантах.

Визуализация работы и метрики дают полное понимание текущей ситуации.

Эксперт: Метрики в персональном канбане

Можно увидеть многое, просто наблюда ~ Йоги Берра

Визуализация работы и метрики дают полное понимание текущей ситуации. Правильно выбранные метрики тестируют гипотезы, позволяя отслеживать прошлые события и предсказывать возможный результат.

Метрики, которые собираются, но не используются становятся потерями, поэтому выбирайте их с умом. Убедитесь, что они на самом деле доказывают гипотезу.

Метрика первая: Ваше чутье — не игнорируйте интуицию. Часть кайдзен — создание позитивных изменений без чрезмерного обдумывания.

Метрика вторая: Лаборатория процессов — посмотрите на процесс и на то, какие области процесса являются узким местом.

Метрика третья: Коробка субъективного благополучия –

Счастье — это не что-то готовое. Оно происходит от ваших собственных действий ~ Далай Лама

Делая то, что вам не нравится, вы снижаете свою эффективность. Неприятные задачи увеличивают психологическую нагрузку. Когда нужно что-то, чего вы не хотите, вы становитесь тревожным, раздражительными и менее внимательным.  Делая, то что вам не нравится, вы расплачиваетесь за это.

«Субъективное благополучие» — это психологическая концепция и качественная мера, которая измеряет психическое состояние человека.

В потоке создания ценности: оценивайте каждую выполненную задачу — доставляет ли она удовольствие или нет. Эта оценка поможет принять решение: 

1. Делать больше такой работы; 

2. Делегировать эту работу; 

3. Нужно это делать или нет? 

4. Если вы ненавидите что-то делать, то почему? Что делать дальше?

Метрика четвертая: Врем

Человек, который держит кошку за хвост, учится чему-то, чему он не может научиться иначе ~ Марк Твен

Посчитайте время, когда задача была создана, время, когда она была перенесена в столбец СДЕЛАТЬ, и когда она была выполнена. Это поможет понять сроки, задержки и другие факторы, которые могут повлиять на эффективность или задержку задачи/проекта.

Чутье, Лаборатория процессов, Субъективное благополучие и Время: «Эти четыре точки можно использовать для анализа «времени выполнения» вашей работы и «времени цикла». Время выполнения для Персонального Канбана — это количество времени, которое требуется задаче, чтобы пройти путь от бэклога до завершения. Время цикла — это количество времени, которое требуется задаче для перехода от СДЕЛАТЬ к ГОТОВО.

Обзор главы 6

1. Экспертное мнение не заменит наблюдения и измерения.

2. Ясность прокладывает дорогу приоритизации, завершению и эффективности.

3. Метрики не должны быть сложными.

4. Визуальные элементы управления избавляют от догадок.

5. Гибкость в моменте важнее жесткого предварительного планирования.

6. Счастье может быть лучшим мерилом успеха.

Глава 7 Стремление к совершенствованию

Топовые программисты добились успеха не потому, что у них были превосходные навыки, а потому, что они нашли время, чтобы понять, зачем они вообще создают программное обеспечение. С самого начала они стремились к ясности, собирая жизненно важную информацию и создавали свой дизайн решения на основе этой информации. Если информации не было, они использовали дедуктивные рассуждения, чтобы создать план ее получения. Как только цель прояснилась, у них появилась свобода для инноваций и возможность превзойти своих коллег.

Гений — это личность, решаемая судьбой, но она выражается с помощью системы. Без системы нет произведения искусства ~ Ле Корбюзье

Но какими бы хорошо продуманными или хорошо финансируемыми они ни были, проекты редко бывают точными.

Корректировка курса это не ошибка управления и не свидетельствует о потере контроля — как раз наоборот. Жесткие планы с фиксированными целями ограничивают наши возможности и провоцируют неудачи.

Что хорошего в опыте, если вы не раздумываете над ним? ~ Фридрих Великий

В моменте прагматические решения и эмоциональные решения часто неотличимы друг от друга. Нам нужно пересмотреть наши решения постфактум, потому что, хотя мы знаем результат, действительно ли мы понимаем мотивацию?

Пусть у вас будет память о том где вы были, мечта о том куда вы идете и мудрость, чтобы вовремя остановиться ~ Ирландская поговорка

Мы хотим сосредоточиться на контексте, который привел к успеху или неудаче, а не на самом успехе или неудаче.

Ретроспективы — это регулярные и запланированные моменты коллективного размышления.

Что получилось сделать хорошо, что пошло не так как хотелось бы и, что можно было бы сделать лучше в следующий раз.

Полезно включить колонку РЕТРОСПЕКТИВА в качестве последней колонки вашего Персонального Канбана. По мере того, как вы разбираетесь с задачами из списка ВЫПОЛНЕНО, переносите их в колонку РЕТРОСПЕКТИВА. В начале или конце каждой недели проводите ретроспективу и быстро просматривайте выполненные задачи. Посмотрите, что прошло хорошо, а что можно было бы сделать лучше в следующий раз. Отмечайте победы. Учитесь на ошибках.

Главная причина любой проблемы — это ключ к долговременному решению ~ Тайити Оно

Для человеческого ума оказывается невероятно сложно, если не невозможно, имитировать случайность ~ Алекс Беллос

Пять почему

Чтобы избежать тирании выталкивания, мы должны завершить начатое, исследовать варианты для повышения эффективности и увеличить количество радость. Для достижения этих целей нам необходимо понимать как нашу работу, так и наше отношение к ней. Замечательная, замкнутая и самовоспроизводящаяся система, Персональный Канбан создает карты,описания,визуализации наших прошлых, настоящих и будущих действий, в которой можно выявлять закономерности и вводить новшества. В конце концов, персональный канбан позволяет нам победить страх и сделать лучший выбор.

Мы сами создаем авралы перегружая себя и доходя до решения задач, только когда они становятся горящими.

Невидимая работа — это неконтролируемая работа, и мы не можем (и не должны!) сделать больше работы, чем можем сделать.

«Будущее в процессе» или ограничение FIP.

Pomodoro — это идеальное дополнение к персональному канбану, помогающее обрабатывать незавершенную работу 25-минутками.

Если ты выберешь что-то одно и сделаешь это полностью, люди заметят ~ Тревор Блейк

Оригинальная статья автора Mighty Rasing опубликована в его блоге http://mightyrasing.com.

Перевод Нелли Фомина, редактор Артур Нек

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *